Como apresentar e aprovar projetos com comunicação de alto impacto

Ao ocupar cargos mais altos na hierarquia das organizações, você precisará desenvolver atributos de excelência para atender às exigências do mundo corporativo atual. Entre as atividades mais relevantes na vida de um executivo as apresentações de projetos são fundamentais.

Essa tarefa exige mais do que boas ideias; requer a habilidade de identificar o público e a competência para se adaptar a ele, alinhando seus objetivos às expectativas daqueles que tomarão as decisões.

A atenção precisa estar por trás das palavras e das evidências concretas, há necessidade mesmo de aprender a “ouvir nas entrelinhas”. Vamos explorar os segredos de como aplicar essa sabedoria prática para maximizar as chances de sucesso na aprovação de seus projetos.

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Entenda o público

Comece por fazer a lição de casa: identifique com a maior profundidade que puder as expectativas e interesses dos responsáveis pela decisão do seu projeto. Como Stephen Covey ensinou, "Procure primeiro compreender, depois ser compreendido". Antes de se preocupar em fazer uma boa apresentação, estude as características e interesses do público.

Adapte a Mensagem

A mensagem será a mesma, mas a forma de transmiti-la deve estar de acordo com cada circunstância. Suponha que você está propondo uma aplicação financeira. Se seu cliente é conservador, evite ofertas arriscadas. Essa “ousadia” excessiva pode provocar resistências na tomada de decisão.

Da mesma forma, se for arrojado, fuja das opções extremamente seguras. Neste caso, o excesso de cuidados pode tirar o interesse dos aplicadores. Analogamente, ao apresentar seu projeto, adapte seus argumentos às aspirações e preocupações dos responsáveis pela decisão.

Jamais invente ou distorça informações apenas para atingir seus objetivos; selecione os aspectos do projeto que estejam mais em consonância com o perfil dos profissionais. Se o foco da diretoria é, por exemplo, eliminar gargalos na produção, destaque como seu projeto acelera o escoamento dos produtos. Se, por outro lado, o interesse é aumentar a qualidade e a fatia de mercado, deixe claro quais são esses benefícios.

Invista na credibilidade

Por mais competente e experiente que você seja, não imagine que todos conheçam sua autoridade no assunto. Seja sutil para envolver a plateia sem resistências desnecessárias. Warren Buffett nos lembra: "Leva 20 anos para construir uma reputação e cinco minutos para arruiná-la".

Seja transparente e verdadeiro

Nunca faça promessas que não possa cumprir. Se suas promessas forem verdadeiras e baseadas em argumentos sólidos, você não apenas atrairá o interesse dos ouvintes, mas também construirá uma base de confiança indispensável para o sucesso do projeto. Tenha como máxima: se prometer, cumpra; se não puder cumprir, não prometa.

Identifique os pontos comuns

Dificilmente você apresentará suas ideias a um grupo homogêneo. É comum no mundo corporativo a divergência de opiniões. A possibilidade de se defrontar com resistências deve ser levada em conta. A solução para as situações de conflito de interesses é buscar pontos de convergência. Inicie a apresentação destacando pensamentos comuns para, gradualmente, introduzir as ideias que pretende implementar.

Evite armadilhas

Você não vai falar com principiantes, com pessoas que aceitam posições contrárias com facilidade. Evite a tentação de concordar com os ouvintes apenas para ganhar simpatia. Eles estarão atentos a essas artimanhas e poderão ficar ainda mais resistentes à sua posição. Construa um diálogo autêntico e identifique com sinceridade as linhas semelhantes.

Uma reflexão final

Ser bem-sucedido no mundo corporativo exige habilidades técnicas e pessoais. Esses atributos se apoiam e se complementam. No caso da aprovação de projetos, que é um dos momentos mais decisivos para a projeção da imagem profissional, a competência está além da experiência e do preparo técnico; requer uma leitura correta do ambiente, do contexto e das pessoas envolvidas.